3.1 Organisation, ansvar och roller

Sveriges VA-organisationer är organiserade på många olika sätt. Säkerhetsarbetet behöver ta hänsyn till den organisationsform man har och vara tydligt fördelat mellan ingående parter för att få en god överblick över vad som behöver samordnas. Ansvarsfördelning dokumenteras och mandaten bör skriftligen delegeras. Det är lätt att ansvar tilldelas muntligen och inte formaliseras. Det riskerar bli otydligt och kan leda till snedfördelad arbetsbörda och dålig arbetsmiljö.

Exempel på ansvar som behöver fördelas:

• Övergripande säkerhetsansvar (ledning, prioritering, budget med mera.
• Säkerhetsskyddschef (lagstadgad enligt Säkerhetsskyddslag), se avsnitt 4.1.4 under kapitel 4.1.

Ansvar för:

• Riskhantering i organisationen samt risk- och sårbarhetsanalyser.
• Löpande riskanalyser av objekt.
• Kontinuitetsplanering.
• Säkerhet vid upphandling.
• Planering och implementering av krisberedskap och civilt försvar.
• Avvikelsehantering (genomförande, sammanställning, återrapportering).
• Utbildning och övning.
• Egenkontroll och tillsyn.
• Olika former av uppföljning.
• It-säkerhet.
• Informationssäkerhet.
• Personalsäkerhet.

Det är alltid ytterst organisationens högsta ledning som har ansvaret för säkerheten. Inom VA kan detta röra sig om VA-chef, VD för VA-bolag eller Förbundsdirektör. För att få detta ansvar hanterbart delegeras ansvaret till linjeorganisationen. Formerna för hur organisationen väljer att delegera säkerhetsansvaret skiljer sig åt beroende på bland annat organisationsform, organisationsstorlek och kultur. När verksamheten är ett eget aktiebolag eller en del av ett kommunalförbund uppstår det lätt otydligheter när det gäller säkerhetsansvaret.

I större organisationer kan det finnas en utpekad säkerhetsansvarig som har fack- kunskap och som ansvarar för att stödja säkerhetsarbetet inom organisationen. Den som har rollen som säkerhetsansvarig bör klargöra rollerna i organisationen för att det ska vara tydligt kring vem som ansvarar för vad.

Gemensamt för ledningen av säkerhetsarbetet är att man:

• Löpande analyserar förändringar avseende allvarliga hot.
• Har system för att tidigt upptäcka händelser.
• Följer upp incidenter.
• Arbetar med uppföljning och utvärdering samt genomför revisioner där man testar om säkerhetsplanen uppfyller sitt syfte.
• Genomför årliga risk- och sårbarhetsanalyser.
• Arbetar med ständiga förbättringar.

Det är viktigt att inte se säkerhetsarbetet som ett engångsarbete utan som en ständigt pågående process i det dagliga arbetet. Säkerhet är ett verksamhetsansvar som delas av alla i organisationens ledning. I större organisationer bör en grupp på ledningsnivå inrättas för att säkerställa tydlig inriktning och stöd för olika säkerhetsinitiativ. 

I kommunen finns ofta en säkerhetssamordnare som har till uppgift att samordna och stötta verksamheterna. Beroende på organisationsform och ägardirektiv kan ansvarsför- delning mellan kommunens säkerhetssamordnare och VA-huvudmannens motsvarighet se ut på olika sätt. Inkludera kommunens säkerhetssamordnare i samtalet om roller, ansvar och organisation.