5.3 Rapportering, uppföljning och tillsyn

Inom VA-verksamheten genomförs löpande olika typer av rapportering, tillsyn och uppföljning inom en rad olika områden. En del av alla de uppgifter som verksamheten enligt lag har ansvar att rapportera eller följa upp kan vara känsliga eller omfattas av sekretess. För att känsliga uppgifter inte ska hanteras på ett ovarsamt sätt eller röjas och bli offentliga behöver de som hanterar handlingar och uppgifter vara medvetna om vad det är för information som kan vara känslig. Det kan därför vara bra att lista vilka rapporteringar och tillsynsområden som kan innebära att verksamheten behöver dela känslig information. Hur delningen sedan ska gå till behöver avgöras från fall till fall, läs mer i avsnittet 4.5.7 och 4.5.11. 

Nedan listas ett antal rapporter och annan delning av uppgifter som kan innehålla känslig information. Listan är inte fullständig. Varje verksamhet behöver se över sina uppgifter och avgöra vad som är känsligt eller som bör hanteras med försiktighet eller omfattas av sekretess. 

• Egenkontrollprogram till lokal tillsynsmyndighet. Återkoppling av eventuella analyser med anmärkning, orsak samt åtgärder (Miljö- och hälsoskyddsförvaltning /Länsstyrelsen).
• Analysrapporter från laboratorium till tillsynsmyndighet. Undvik koordinater.
• NIS-underlag (anmälan) till MSB/Livsmedelsverket.
• Miljörapport till för avloppsverksamhet (Länsstyrelsen eller Miljö- och hälsoskyddsförvaltning).
• Återrapportering av så kallad saneringsplan för avloppssystemet (Länsstyrelsen).
• EU rapportering avloppsverksamhet – till Länsstyrelsen/Naturvårdsverket. 
• Anmälan om miljöfarlig verksamhet, arbete i VSO eller annan lagstadgad verksamhet som kräver anmälan. Undvik koordinater. (Exempelvis byggnation av ställverk, reservkraft – oftast Miljö- och hälsoskyddsförvaltning).
• Tillståndsprövning – Mark och miljödomstolen, MPD (Länsstyrelsen).
• Årsredovisning.
• Ägare till kommunalt bolag vill på årsbasis ha en uppföljning av arbetet med säkerhetsskyddsanalys. Lämpligast att lämna en muntlig rapportering.
• Anmälan om säkerhetskänslig verksamhet. 

• Revision kvalitetssystem.
• Hållbarhetsrapport för verksamheten.
• Vattenförsörjningsplan.
• VA-utvecklingsplan.
• Förnyelseplan.
• Riktlinjer för exploatering.
• Miljörapport för yttre miljö gällande vattenverk (Miljö- och hälsoskyddsförvaltning).
• Miljörapport för mindre avloppsreningsverk utan lagkrav (Miljö- och hälsoskyddsförvaltning).
• Enkäter från lärosäten och leverantörer.
• Analysrapporter från labb till kund/forskning/utredningar. Undvik koordinater. 
• Till exempel deltagande i undersökningar (utöver enkäter) från myndigheter, forskningsinstitut där man kartlägger exempelvis PFAS och metaller (kan vara fleråriga).
• Nätverk – information inom branschen (mellan kommuner) och externt till andra grupper. 
• Information till konsulter; dokument, koordinater, utredningar, tillståndsprövning och liknande.
• Vattenskyddsområden – kartor och info ligger tillgängligt på hemsidor (begränsa info och undvik koordinater).
• Nödvattenplan.