-
Våra sakområden
Våra sakområden
Dricksvatten
VA-infrastruktur
Avlopp och miljö
Klimat och hållbarhet
Säkerhet och beredskap
Kommunikation och samverkan
Organisation och styrning
VA-statistik och rapporter
-
Utbildning & konferens
-
Forskning
-
Nätverk & medlemskap
-
Om oss
Introduktion
Sammanfattning
Kontinuitetshantering innebär förenklat att du behöver ha en plan B för verksamheten, att systematiskt skapa en förmåga att fortsätta bedriva sin verksamhet på en tolerabel nivå oavsett vilken typ av störning som organisationen utsätts för.
Begreppet kontinuitetshantering är vedertaget och används av både privata och offentliga aktörer, nationellt och internationellt. Kontinuitetshantering handlar om att planera för att en verksamhet ska fungera på en tolerabel nivå oavsett vilken störning den utsätts för. Exempel på störning kan vara hög sjukfrånvaro, strömavbrott eller obrukbara lokaler. Det kan vara en IT-störning, ransomeware-attack eller uteblivna leveranser av viktiga varor och tjänster. Vad tolerabel nivå innebär är upp till varje verksamhet att avgöra och behöver klargöras i verksamheten.
Arbetet börjar med en kontinuitetsanalys, ett systematiskt arbete för att identifiera verksamhetens kritiska funktioner vilka aktiviteter som behöver upprätthållas. I RSA- arbetet redovisas identifierade viktiga verksamheter och deras beroenden - vilket är ett bra underlag till kontinuitetsarbetet. Vad behöver fungera mot interna och externa aktörer? Man behöver bestämma vad som är acceptabel avbrottstid och analysera skillnaden (så kallat gap) mellan tolerabel och förväntad avbrottstid vid förutsägbara störningar, se exempel i figuren nedan.

Därefter utvecklas strategier och lösningar för att nå till önskat läge och man genomför åtgärder som minskar risken för störningar och planer skapas för att hantera de störningar som ändå kan uppstå. Kontinuitetsplanen beskriver hur organisationen ska göra för att snabbare kunna återgå till ordinarie verksamhet.
Det finns inte något lagkrav som specifikt reglerar att VA-organisationer ska arbeta med kontinuitetshantering. Det är dock ett väletablerat sätt att arbeta med säkerhet och uppnå generella lagkrav om säkerhet så att verksamheten bedrivs på ett säkert sätt.
Här följer exempel på material och rutiner som behöver finnas på plats i kontinuitetshanteringen:
- Driftinstruktioner för olika kritiska moment som kan inträffa under en störning.
- Analog information om exempelvis manuell drift.
- Introduktionsmaterial till icke ordinarie personal.
- Analoga kartor, fristående datorer/diskar, skrivare.
- Kontinuerliga uppdateringar av analogt material.
- Rutin för hur servrar utanför verksamheten tas i drift vid störningar av verksamhetens ordinarie servrar.
- Planering för Styrel, se avsnitt nedan "exempel på kontinuitetshantering".
- Nödvattenförsörjning
- Användning av reservkraft.
Tips
Tydliggör ambitionsnivåer i tid för olika delar av verksamheten. Hur lång tid ska det ta att återställa verksamheten efter avbrott? Hur lång tid kan verk- samheten ligga nere? Det är viktigt att på högsta ledningsnivå, bolagsstyrelse eller nämnd, bestämma vad som är acceptabla avbrott mot kunderna.
4.3.1 Förhållandet mellan risk- och sårbarhetsanalys och kontinuitetshantering
Risk- och sårbarhetsanalys och kontinuitetshantering har flera likheter vad gäller ändamål och metod. Båda används för att kartlägga risker som kan påverka kritiska verk- samhetsprocesser i syfte att utarbeta ett bättre skydd av dem. Metoderna identifierar vilka processer som är viktiga, vad som hotar dem och hur de skulle kunna skyddas. Ett effektivt och ändamålsenligt säkerhetsarbete förutsätter att organisationen har en uppdaterad bild av nuläget och metoder för att genomföra åtgärder. Tillsammans skapar de två metoderna en möjlighet att göra verksamheten mer robust och resilient.

Arbetet med risk- och sårbarhetsanalys kan delas in i följande steg:
- Avgör organisationens roll och ansvarsområde.
- Identifiera risker.
- Värdera risker med avseende på sannolikhet och konsekvens.
- Bedöm förmågan att hantera inträffade händelser.
- Redovisa och använd resultatet. Prioritera och planera åtgärder.
Arbetet med kontinuitetshantering kan delas in i följande steg:
- Verksamhetsanalyser och riskvärderingar.
- Genomförande av en GAP-analys för att identifiera vilka oönskade gap som måste slutas genom strategier.
- Kontinuitetsstrategier, grundläggande principer för att säkerställa kontinuitet.
- Kontinuitetslösningar och planer, åtgärder för och rutiner för att säkerställa kontinuitet.
- Utbildningar, övningar och revision.
- Kultur och uppföljning, förståelse för vikten av kontinuitetshantering.
Skillnaden mellan de olika processerna illustreras av ovanstående figur. De fyra första stegen i arbetet med risk- och sårbarhetsanalyser motsvaras av steg 1 i kontinuitetshanteringen. Steg 5 i risk- och sårbarhetsanalysen motsvaras av steg 2-6 i kontinuitetshanteringsarbete (Risk- och sårbarhetsanalys och kontinuitetsplanering, likheter och skillnader, Krisberedskapsmyndigheten, november 2007).
Underlag och fördjupning
-
Handbok från länsstyrelsen
Handbok i kontinuitetshantering
4.3.2 Kontinuitetsplan
En kontinuitetsplan innehåller information som hjälper verksamheten och personalen att veta vad den ska göra vid en störning. Syftet är att kunna upprätthålla verksamheten på en tolerabel nivå och att kunna återgå till det normala så fort som möjligt. För bästa effekt behöver kontinuitetsplanen vara inarbetad i ordinarie arbetssätt. Nedan ges exempel på vad en kontinuitetsplan kan innehålla och vad som är viktigt att tänka på vid framtagandet.
En kontinuitetsplan ska vara
- Enkel och tydlig att använda – man ska känna igen sig och förstå vad som ska göras .
- Kommunicerad till berörd personal.
- Hanterbar och övad av berörd personal.
- Tillgänglig för alla som anses behöva den i den givna situationen.
Vad bör planen innehålla?
Kontinuitetsplaner kan variera i omfattning och kan tas fram för olika kritiska funktioner. Roller och ansvar behöver vara tydligt i alla led. Att arbeta systematiskt och dokumentera väl underlättar arbetet, liksom att från början ha en riktning och att ha sett över prioriteringar.
Följande delar bör finns beskrivna i planen:
- Planens syfte och mål.
- Aktiveringsrutiner – när ska planen aktiveras? Vid vilka händelser?
- Befogenheter – vem får besluta om vad?
- Nödvändiga kontaktuppgifter – vilka behöver informeras om läget; internt och externt
- Omfattning – gäller den i hela hotskalan?
- Reservrutiner – alternativa arbetssätt under en störning. Checklistor.
- Återställningsrutin – hur återställer vi verksamheten efter en störning?
- Övning och utbildning – när och hur utbildning och övning av planen ska ske.
- Dokumentägare – förvaltare av planen.
- Rutin för revidering av planen – när och hur detta ska ske.
Kontinuitetsplanerna tas fram parallellt med att åtgärder genomförs för att skapa en robustare verksamhet. När dessa åtgärder har genomförts kan planerna behöva revideras. Planerna behöver också ses över med planerade intervall, efter övningar, inträffade händelser och när det sker betydande förändringar i organisationen eller omvärlden.
Olika verksamheter kräver planer av olika omfattning. Planer som är alltför omfattande och svåra att använda riskerar bli liggandes utan att efterföljas.
Exempel
Kontinuitetsplan
Bygg en gemensam kunskapsgrund och ett systematiskt arbetssätt för kontinuitetshanteringsarbetet i hela organisationen genom att:
- Identifiera och involvera berörda funktioner i organisationen, diskutera brister i kontinuitetsplaneringen och vilka effekter det kan få för organisationens förmåga att utföra sitt uppdrag.
- Sammanställa vilka reservplaner som finns framtagna.
- Sammanfatta vad som framkommit i arbetet och presentera det för organisationens ledningsgrupp, för beslut om det fortsatta arbetet.
4.3.3 Exempel på kontinuitetshantering
MSB har tagit fram ett omfattande stöd för arbete med kontinuitetshantering. För praktisk handledning kring analyser och uppstart av det arbetet rekommenderas deras framtagna vägledningar och publikationer.
Underlag och fördjupning
Nedan följer information om några utvalda områden som kontinuitet ofta behöver säkerställas för.
Utvalda områden
-
Styrel kan sammanfattas som den planeringsprocess under vilken statliga myndigheter, länsstyrelser, kommuner, privata aktörer och elnätsföretag samarbetar för att ta fram underlag för att kunna prioritera samhällsviktiga el-användare vid en manuell förbruk- ningsfrånkoppling (MFK).
Syftet med styrelplaneringen är att lindra samhällskonsekvenserna som uppstår om MFK behöver tillgripas vid en eleffektbrist. Samhället är starkt beroende av en fungerande elförsörjning. Det måste därför finnas mekanismer eller rutiner som förebygger och hanterar störningar av olika slag. Elförsörjningen kan exempelvis störas i samband med stormar, åldrande material eller påverkan från utomstående.
Energimyndigheten har tillsammans med andra aktörer utarbetat styrel som är en metod för planering så att samhällsviktiga elanvändare ska kunna prioriteras vid en frånkoppling. Det är viktigt att bevaka, via kommun och länsstyrelse, att VA-verksamhetens kritiska elbehov finns med i styrelplaneringen.
-
En grundläggande princip i det svenska krishanteringssystemet är ansvarsprincipen, vilken innebär att den som normalt ansvarar för en verksamhet även har ansvaret i en krissituation. Kommunens grundläggande ansvar att tillgodose behovet av dricksvattenförsörjning genom en allmän VA-anläggning påverkas således inte av en extraordinär händelse. Varje kommun är skyldig att upprätta en risk- och sårbarhetsanalys (RSA) och en plan ska finnas för att hantera extraordinära händelser. Planering för nödvattensituationer kan ingå som en del i detta.
VA-huvudmannen har vid ett allvarligt leveransavbrott eller vid kvalitetsproblem ansvaret att förse VA-kollektivet med dricksvatten genom tillhandahållande av nödvatten i tankar som placeras ut på strategiska hämtställen. Det är kommunens ansvar att distri- buera vatten till de som av någon anledning inte kan ta sig till till hämtstället, till exempel sjuka och funktionshindrade.
Kommunens ansvar är att informera prioriterade brukare om vad en störning i vattenförsörjningen skulle kunna innebära för verksamheten, medan det är verksamhetens eget ansvar att stå för förebyggande åtgärder för att minska konsekvenserna. Med prioriterade brukare avses de som har särskilda behov av vatten av viss kvalitet och mängd. Vatten för sanitet och hygien levereras endast till prioriterade abonnenter inom vård och omsorg. Det åligger inte VA-huvudmannen att arrangera alternativ för sanitets- och hygienlösningar i form av toaletter och duschar.
Det är viktigt att man i kommunen har en förankrad och av kommunstyrelsen beslutad nödvattenförsörjningsplan. Planens syfte är dels att klargöra ansvarsområden och arbetsfördelning mellan olika aktörer, dels att fungera som en översiktlig handbok som redogör för de frågeställningar som kan uppstå vid en störning i vattenförsörjningen och som föreslår generella åtgärder. Målet med nödvattenförsörjningsplanen är att effektivt kunna hantera en vattenbrist eller störning.
-
Reservkraft är ett sätt att säkra elförsörjningen när den normala eldistributionen drabbas av avbrott. Statistik från Energimyndigheten visar att Sverige fortfarande har för låg reservkraftkapacitet för att skydda samhällsviktig verksamhet även om vår förmåga har stärkts under de senaste åren. Planering och uppbyggnad av reservkraftkapacitet bör alltid utgå från ett övergripande ledningsbeslut och ha sin grund i risk- och sårbarhets- analysen för verksamheten. Arbetet med reservkraft är aldrig ett ansvar för en enskild säkerhetssamordnare eller motsvarande medarbetare.
Organisationens ambitionsnivå för elförsörjning vid planerade och oplanerade driftavbrott, är utgångspunkten för arbetet. Vilka verksamheter i organisationen ska alltid ha elförsörjning och inom vilken tid? När målsättningen är klar är det dags för att besluta vilka åtgärder som krävs och reservkraft kan då vara en av de nödvändiga investeringarna.
För att reservkraftsprocessen ska fungera krävs:
- Behovsanalys.
- Projektering.
- Anskaffning.
- Underhåll.
Olika lösningar:
- Stationära reservkraftaggregat: Fast installation vid anläggningen.
- Mobila reservkraftaggregat: Finns på uppställningsplats och flyttas vid behov till anläggningen.
- Ingen reservkraftlösning: Om man väljer bort att investera i reservkraft, trots att man ansvarar för samhällsviktig verksamhet, bör det vara ett medvetet beslut som innebär att hanteringen vid ett driftavbrott i elförsörjningen löses på annat sätt.
-
Reservkraftaggregaten ska förses med bränsle och beroende på vilken lösning som väljs behöver en matchande plan för bränsleförsörjning utarbetas. Ett stationärt aggregat har oftast mer bränsle tillgängligt i tanken än ett mobilt aggregat. Mängden bränsle är avgörande för hur lång tid organisationen har på sig till första tankningen, och därefter mellan tankningarna. Valet av teknisk lösning hänger alltså ihop med hur snabbt arbetet med bränsleförsörjning kan komma igång.
Det är orimligt att varje aktör ska säkerställa transport av bränsle från de stora depåerna. För att underlätta kan ett mellanlager upprättas. Arbetet med att identifiera mellanlager bör bedrivas i samverkan mellan flera aktörer och kanske i en region. Det är viktigt att beakta de samordningsvinster som kan uppnås.
Underlag och fördjupning
-
Guide för planering av nödvattenförsörjning
Livsmedelsverket, 2017



