5.1 Avvikelsehantering

När man rapporterar en händelse eller incident som har med säkerhet att göra, är det vik- tigt att vara medveten om vad som noteras och att inte notera några känsliga uppgifter. Det är bättre att rapportera in avvikelsen enkelt och att den sedan följs upp av behörig personal som i sin tur bedömer om incidenten ska rapporteras vidare till MSB, polisen eller Säkerhetspolisen. För att få förståelse för vilka avvikelser som ska rapporteras, bör personalen utbildas. 

Hanteringen av en inträffad avvikelse har en tydlig koppling till säkerhetskulturen som beskrivits ovan. För att klargöra hur det som inträffat kunde inträffa kan fokus i en första del läggas på vad som hänt, i kronologisk ordning. Ofta kommer då diskussioner upp om vad som skulle kunna hänt i ett värsta scenario och andra risker som uppdagats inom händelsen. Det är i den situationen viktigt att alla berörda får tala och beskriva sin insats eller del i händelsen. När händelseförloppet är klarlagt blir nästa steg att se vad man kunnat göra annorlunda, man ser över händelsen och ger internkritik. Kritiken bör vara konstruktiv och fokusera på vad som kan förbättras i organisationen. Det kan röra sig om allt från förbättrade eller nya rutiner till att ett styrsystem behöver byggas om. 

Var noga med att följa upp att de åtgärder som man kommer fram till ska utföras också utförs, sätt upp deadlines efter behov. Dokumentera avvikelserna på ett tydligt sätt och förvara tillgängligt för de som behöver.