”Prata mer, det är så vi får bättre upphandlingar”

– Många gånger tror vi att vi vet varför ett anbud uteblir, men det visar sig vara något helt annat, säger Jonas Löfgren, teamledare för taktisk och strategisk upphandling på Stockholm Vatten och Avfall.

För att råda bot på missförstånden har han ett enkelt recept – våga prata mer. Dessutom uppmanar han till att våga använda lagen om offentlig upphandling som ett ramverk, inte ett hinder.

När upphandlingar inte landar som tänkt, kan det bero på mer än bara svårtolkade krav eller brist på anbud. Ibland handlar det om att beställare och leverantörer pratar för lite – eller om fel saker.

– Vi har varit med om upphandlingar där vi trodde att det var längden på avtalet som avskräckte leverantörer. Men när vi förde en rak dialog visade det sig att det egentligen handlade om hur priset skulle indexregleras. Det förändrade hela vår förståelse, säger Jonas Löfgren på Stockholm Vatten och Avfall.

För honom är tidig dialog avgörande – både internt och med marknaden. På senare tid har det arbetet strukturerats mer. För honom är dialog inte bara något som sker inför en upphandling, det är ett arbetssätt. Enligt Jonas behöver fler beställare bli bättre på att bjuda in tidigt, innan upphandlingen är publicerad.

– Vi behöver öppna upp och ställa frågorna: Vad ser ni som viktigt i ett framtida avtal? Vad gör att ni väljer att lämna anbud – eller avstår? Här har vi mycket att vinna på att vara nyfikna och lyhörda, menar han.

Jonas ser också värdet i att ta ett bredare grepp och tänka mer strategiskt. När Stockholm Vatten och Avfall såg utmaningar i kommande kemikalieupphandlingar valde de att samla frågorna i en större dialog.

– Vi ville få en bild av vad det är som gör det svårt att lämna anbud. Då visade det sig att det inte bara handlade om enskilda avtal – utan om hela sättet vi hanterade prissättning. Det gav oss verktyg att förbättra både kravställning och avtalsstruktur.

Men även under själva upphandlingsfasen finns det utrymme för kommunikation, menar Jonas.

– Många tror att man inte får prata alls med leverantörer då. Det är en missuppfattning. Vi får visst prata – vi måste bara göra det på rätt sätt. Vi dokumenterar och kommunicerar ut svar via vårt upphandlingssystem så att alla får samma information.

Slutligen är Jonas råd till den som tycker att offentlig upphandling verkar komplicerat tydligt:

– Tänk inte så. Lagen om offentlig upphandling är inte ett hinder – det är ett ramverk för att göra bra affärer. Och det viktigaste är just det: att vi får till bra samarbeten där både beställare och leverantör gör en bra affär.

Den 10 juni medverkar Jonas på webbinariet Framgångsfaktorer för en lyckad upphandling som vi håller tillsammans med Vattenindustrin. Anmäl dig senast den 6 juni och lyssna på fler inspel om offentlig upphandling.