Förfrågningsunderlag

Ett väl genomtänkt förfrågningsunderlag är nödvändigt för en lyckad upphandling. Det finns mycket små möjligheter att i efterhand rätta till misstag i förfrågningsunderlaget. En viktig utgångspunkt är kravspecifikationen, som talar om vad som ska levereras och vilken kvalitet som efterfrågas. Förfrågningsunderlaget ska också innehålla en noggrann beskrivning av formerna för upphandlingen. Den som ska lämna anbud måste veta vilka villkor som gäller och hur anbudet kommer att utvärderas. Det är inte tillåtet att i utvärderingen ta hänsyn till sådant som inte uttryckligen angivits i förfrågningsunderlaget.

Den som upprättar förfrågningsunderlaget bör tänka sig in i leverantörens roll för att kunna göra en bättre beskrivning av krav och villkor. Man bör också reflektera över hur mycket arbete som behöver läggas ner i anbudet för att inte i onödan belasta anbudsgivaren med obetalt arbete. Sådant kommer på ett eller annat sätt att belasta kunderna. Det är också viktigt att i förväg tänka sig in i hur utvärderingen kommer att gå till. Då kan man undvika formuleringar som försvårar utvärderingsarbetet.