SVU-rapport 2023-10
Nya egna SVU-rapporter informeras om och är tillgängliga endast för medlemmar under de tre första månaderna genom länk som skickas ut i e-post. Efter tre månader blir rapporterna fritt tillgängliga för alla. Medlemmar, företagspartner och icke-medlemmar som anmält sig till SVUs sändlistor får då rapportinformation och länk genom Newsdesk.
Rapportnr: 2023-10
Tyngd: 13,2 MB
Publicerad: 2023-08-30
Totalt antal sidor: 69
Område: Organisation & styrning
Titel: Digital Manual − digitalisering av driftinstruktioner för VA
Författare: Ann Elfström Broo, Steve Cook, Julia Ribeck, Michaela Vesterlund, Karin Öhrman, Josefin Moberg och Martin Linderå Nordström, Norconsult AB.
Sökord: Driftinstruktion, VA-teknik, vattenverk, Digital Manual, digitalisering, User-experience design (UX), interaktionsdesign, tjänstedesign
Keywords: Operational instructions, water and waste-water facilities, Digital Manual, digitalization, User-experience design (UX), interaction design
Sammandrag: Hur ofta används driftinstruktioner och hur tillgängliga är de i det dagliga arbetet vid svenska VA-anläggningar? Går det att utforma driftinstruktioner utifrån användarperspektivet och utnyttja digitala verktyg för att öka tillgängligheten? Genom nära samarbete med kommunala VA-verksamheter och kompetenser inom användarvänlig design, VA-teknik, IT och digitalisering har det tagits fram en modell för utformning av digitala driftinstruktioner.
Sammanfattning: En väl fungerande daglig drift av VA-anläggningar är en förutsättning för att samhället i övrigt ska fungera. Men vad har de som jobbar i verksamheten för verktyg för att säkra en tillfredsställande och säker drift? Enligt Livsmedelsverkets föreskrifter om dricksvatten ska det finnas driftinstruktioner tillgängliga på varje anläggning, men det är upp till varje VA-organisation att utforma dem. Syftet med projektet var att ta fram en prototyp för utformning av digitala och interaktiva driftinstruktioner för i första hand vattenverk.
Norconsult genomförde projektet tillsammans med sex små och medelstora VA-organisationer. Resultat visar tydligt att dagens pappersbaserade driftinstruktioner kommer till användning och nytta bara i enstaka fall. Oftast är instruktionerna inte uppdaterade eller tillgängliga där de behövs. Kunskapsöverföring sker huvudsakligen muntligt, och information sprids via många olika system och verktyg. Genom att digitalisera driftinstruktionerna och komplettera dem med exempelvis möjlighet till journalföring och koppling till processövervakning ökas tillgängligheten, samtidigt som driftsäkerheten ökar och arbetet blir effektivare.
Projektet genomförde intervjuer och workshoppar för att kartlägga användarnas behov och göra en användarvänlig prototyp av en digital driftinstruktion. Det visade sig att problembilden är bred och handlar om informationssökning, dokumentering, användbarhet, tillgänglighet, uppföljning och planering av arbetet. Projektet har identifierat gemensamma processer för hur man jobbar med driften och tagit fram en prototyp på en nivå som kan användas av små och medelstora VA-verksamheter. Prototypen testades i projektet och kompletterades med olika delar.
Projektet visar tydligt att ett digitalt verktyg skulle förbättra driftteknikernas vardag. Det skulle vara mer användarvänligt, öka tillgängligheten och förenkla uppdateringen av driftinstruktioner. Det skulle också förenkla och effektivisera uppföljning och journalföring så att kvalitetsarbetet skulle bli säkrare och enklare. Driftsäkerheten skulle höjas, och överföringen av kunskaper och kompetens skulle säkras.
Ett uppföljningsprojekt skulle kunna vidareutveckla prototypen enligt kommentarer och andra insikter från användartester som genomfördes inom projektet. Även design och användbarhet bör vidareutvecklas och flera funktioner utredas. Utvecklingen bör fortsätta i nära samverkan med kommuner och användare. Det gäller också att hitta en passande digital plattform för produkten. IT-säkerheten bör utredas ännu grundligare och det måste tas hänsyn till krav från myndigheterna i och med att vattenförsörjning är en samhällsviktig funktion.